5 dicas para se planejar bem para uma viagem corporativa

Em um mundo globalizado, as viagens corporativas são uma boa maneira de conectar colaboradores, no entanto, devem ser bem planejadas para evitar gastos excessivos; especialista lista 5 dicas para viagens corporativas.

O setor turístico e de viagens foi um dos mais afetados durante a pandemia segundo dados da Associação Brasileira de Agências de Viagens Corporativas (Abracorp), em 2021 o setor faturou R$ 4,370 bilhões, o que equivale a 40% do faturamento de 2019 que correspondeu a R$ 11,388 bilhões. O fim das restrições sanitárias e o avanço da vacinação impulsionou o setor no início do ano, inclusive gerando o presente caos aéreo na Europa.

Assim, as reuniões por zoom e meet dão lugar ao retorno das viagens corporativas, embora proveitosas, diferentemente de ligações, devem ser planejadas com bastante antecedência, como explica o CEO da Kennedy Viagens Corporativas, Leonardo Bastos. "Para voos nacionais observamos que o período de 25 dias é o período ideal para compra. Já para o exterior esse período de antecedência vai para 60 dias", conta.

A forma que as viagens são gerenciadas trazem algumas preocupações para as empresas, que temem imprevistos, como atrasos e acidentes, Leonardo mostra maneiras de administrar a viagem para evitar eventualidades. "O primeiro passo para uma empresa melhorar sua forma de gerir as viagens corporativas, é a definição de uma política clara, que traz informação do que é permitido pela empresa. Após isso, parte para conscientização dos colaboradores e depois implementar um sistema que faça todo esse gerenciamento e controle de forma automática",  explica o especialista.

Para ajudar o planejamento nas viagens corporativas, Leonardo Bastos lista as principais dicas sobre o assunto. Confira:  

1. Obter com clareza uma política de viagens: é importante esclarecer o que deve e não deve ser feito na viagem, para que os colaboradores não a confundam com uma viagem a lazer, para evitar gastos excessivos e manter o foco no objetivo da viagem, conforme esclarece Bastos. "O primeiro passo é ter uma política de viagens que deixe bastante claro o que é permitido, aceitável, dentro da empresa. Depois disso, o ideal é controlar os gastos oriundo desta viagem, ou seja, ter um sistema que permita gerenciar todas as despesas com controle orçamentário de cada item destas despesas para permitir uma conferência mais assertiva dos itens gastos com o adiantamento realizado pela empresa.", mostra. 

2. Buscar uma empresa para organizar a viagem: às vezes o ideal é buscar uma empresa para facilitar o planejamento das viagens, fazendo a intermediação entre o colaborador e a empresa durante a viagem. "As agências de viagens corporativas em sua grande maioria além de darem o suporte ainda dão a ferramenta para utilização." relatou Leonardo.

3. Procure economizar nos gastos: a maioria das empresas buscam como gastar o menor dinheiro possível nas viagens, existem algumas maneiras de minimizar esses gastos. "Quando se trata de viagem ao exterior o ideal para compra de moedas é ir comprando aos poucos e ir fazendo um preço médio do valor dela, nunca se sabe se a moeda irá aumentar ou diminuir", disse Leonardo, sobre como evitar gastos na compra de moedas exteriores. 

Outro aspecto importante é saber conciliar, o bem-estar e conforto dos colaboradores com o orçamento da viagem, sobre isso o CEO da Kennedy Viagens explicou. "Algumas empresas permitem dentro de sua política de viagem que o funcionário amplie sua viagem, para uma ocasião de lazer, chamamos isso de Bleisure. Imagina uma reunião que o colaborador tem que ir e que irá terminar em uma sexta-feira e esse colaborador quer "dar uma esticadinha", desde que a hospedagem seja bancada pelo próprio passageiro, algumas empresas permitem este tipo de prática, que no final, acaba aumentando o nível de satisfação", comenta.

4. Prepare-se para imprevistos: em viagens, a trabalho ou turismo, é normal ocorrerem imprevistos, mas ainda assim é importante se planejar para causalidades. "Tem imprevistos que podemos antecipar, como este cenário que está acontecendo na Europa, um cenário como este caótico. Sugerimos três coisas: Chegar com bastante antecedência no aeroporto, fazer um bom seguro viagem e colocar rastreadores nas malas, isso evitará dor de cabeça caso algum problema aconteça. Dentro do Brasil o seguro viagem é importante mas é pouco utilizado, às vezes a empresa não conta com um plano nacional para seus colaboradores, neste ponto o seguro viagens que não representa 1% da viagem ajuda bastante", listou o especialista.

5. Acompanhe os indicadores: Por fim, é importante manter a atenção aos indicadores, para acompanhar e dar suporte para quem está na viagem, e também para melhorar a preparação em futuras viagens."não adianta nada implementar um sistema, uma política e não acompanhar se tudo que foi "desenhado" está sendo implementado com sucesso", finaliza o CEO da Kennedy Viagens Corporativas, Leonardo Bastos.