Fiscalização: o que são as auditorias e ao que se atentar?

Empresas que não estejam em conformidade para com a legislação podem ser multadas, ter as portas temporariamente fechadas ou enfrentar processos judiciais

A preocupação com a receita pode, por vezes, causar ruído, a ponto de o gestor de empresas negligenciar aspectos importantes à segurança do seu negócio. Falta de registro de lançamentos, incoerência de informações e outras irregularidades causadas por processos descuidados são alguns dos principais motivos de infrações durante as auditorias fiscais.

Com a função de verificar a regularidade da empresa para com as diretrizes estabelecidas pelo fisco, as auditorias fiscais podem ocorrer por solicitação da empresa ou podem ser requeridas sem aviso prévio, sendo realizadas por autoridades municipais, estaduais e federais.

O INSS, a Receita Federal, a Vigilância Sanitária e o Corpo de Bombeiros são algumas das instituições que podem solicitar a auditoria. O motivo pode ser a dúvida em relação à prestação de contas, a necessidade de certificar que novos negócios estão com a documentação em dia e a denúncia.

Estar preparado para uma auditoria é essencial, uma vez que irregularidades podem resultar em multas, fechamento temporário e até em processos judiciais. O empresário, novo ou experiente, deve manter em mente que os processos de funcionamento da empresa devem estar bem protocolados, os registros devem ser tratados com atenção e a agilidade na busca de receita não pode causar atropelos desnecessários.

Como é feita e como se preparar para uma auditoria fiscal?

A auditoria é feita por um funcionário do órgão solicitante. O auditor, como é denominada a posição, deve ser acompanhado por um membro da empresa auditada, cujo a posição esteja relacionada aos processos fiscais do negócio.

Existem diferentes tipos de auditoria, que dependem do motivo da solicitação e das informações que precisam ser verificadas e regularizadas. Fiscalizações por parte da Vigilância Sanitária, por exemplo, envolvem a verificação da regularidade quanto à higiene. A Receita Federal, por outro lado, terá muito mais investimento na verificação de processos financeiros e regularidade de registros.

Para estar pronto para uma auditoria, é necessário manter todas as esferas e setores sob uma gestão rigorosamente bem organizada. Toda a documentação deve ser bem organizada, guias de recolhimento de impostos devem ter os comprovantes conservados e estar disponíveis para consulta imediata. É por meio desses documentos que o auditor confirma a regularidade quanto a obrigações tributárias. 

O Imposto de Renda deve ser tratado com igual atenção, e a realização deve ser feita com rigorosidade, evitando atraso na entrega, erro no preenchimento de dados e outros erros como o cruzamento de dados com outras declarações da empresa.

Existem muitos outros aspectos que podem ser chave na preparação, por isso o empresário deve se manter atualizado quanto à legislação e fazer constantes renovações e reavaliações. Da mesma maneira, os funcionários devem ser treinados para manter a conformidade com as diretrizes estabelecidas. 

Algumas ferramentas, como o Conectividade Social ICP, também podem ajudar o empresário a manter boa comunicação e compartilhamento de informações cruciais com órgãos governamentais. Esse tipo de postura evita o surgimento de auditorias-surpresa e garante boa reputação do negócio. 

Para manter uma empresa funcionando, é imperativo que o empresário se aprofunde nas suas obrigações para com a legislação.